В настоящее время развитие технологий и сопутствующая модернизация оборудования существенно экономит рабочие ресурсы разных предприятий. Современная техника открывает широкий спектр возможностей перед человеком, в том числе по обработке те или иных данных. 
Не секрет, что сегодня все большее число компаний стараются оптимизировать рабочее пространство, усовершенствовав все процессы своей деятельности, в том числе это касается и документооборота. Чтобы не выделять огромные площади для бумажных архивов, фирмы пользуются услугами по созданию электронных баз данных. Такие системы довольно универсальны и многофункциональны, даже в плане пополнения и уничтожение архивных документов. Как заполняются подобные архивы – рассмотрим более подробно.
Сегодня бумажные носители информации утрачивают свою популярность, на их смену приходят электронные. Однако зачастую компания обращается к уже готовым проектам, схемам, делам, отчетам, которые лежат в архиве, для их совершенствования и доработки. Как правило, чтобы эти ценные документы не потерялись и не испортились, их подвергают оцифровке. В настоящее время популярно пользоваться услугами аутсорсиноговых компаний: в этом случае специалисты в области оптимизации документооборота и обработки ценных бумаг выполнят свою работу в строго оговоренные сроки, а предпринимателю не потребуется загружать своих сотрудников дополнительными обязанностями помимо их основной деятельности.
Итак, как производится оцифровка архивных файлов для дальнейшего их занесения в систему электронного архива компании? Все очень просто: специалисты прежде чем использовать специальное оборудование, начинают свою работу с подготовки документов. Этот этап очень важен, потому как существенно облегчит дальнейшую их систематизацию в электронном хранилище. Предварительная работа по удалению скоб, скрепок, папок, файлов и подобных инструментов с бумажных носителей информации ускорить процесс самого сканирования (то есть перевод этих документов в электронный формат).
Как правило, для этого используется специальное оборудование, состоящее из автоподачика и планшетного типа прижимного стекла, – такие сканеры считают универсальными, потому как способны обрабатывать любой вид бумаг. После того, как вся документация оцифрована, необходимо ее упорядочить: систематизация предполагает отбор документов по тем или иным параметрам (внешнему виду, номеру, дате, структурному подразделению и т.д.). Отсканированные документы, выстроенные в соответствии с той или иной хронологией, и попадают в электронный архив.
