В этой статье мы расскажем вам, чем юридически отличается печать от штампа организации, какие функции они выполняют и важно ли знать подобные отличия.
Штамп и печать часто путают из-за внешнего сходства. Оба атрибута состоят из одних и тех же частей – резиновое клише и ручная или автоматическая оснастка для печати и штампа. Ими можно выполнить одно и то же действие – оставить определенное изображение (информацию) на бумаге или другой поверхности. Но на самом деле есть существенная разница в печатях и штампах.
Важно ли знать отличие печати от штампа?
Современное делопроизводство невозможно вести без набора печатей и штампов, поэтому эти инструменты должны быть в каждой организации. Почему?
- Организуют и упрощают документооборот.
- Снижают временные и трудовые затраты.
- Повышают доверие контрагентов и банков к организации.
- Защищают документы и подписи от фальсификации.
Знать, в чем заключается отличие печати от штампа, необходимо каждому сотруднику организации, иначе могут возникнуть различные неприятные ситуации. Только представьте себе, какой урон будет нанесен предприятию, если на складе отпустят продукцию по накладной, где проставлен только штамп с реквизитами или «Согласовано», а круглая печать отсутствует.
Печать и штамп: в чем разница?
Выше мы ответили на вопрос, что такое печать и штамп, ясно, это важные атрибуты делопроизводства, имеющие одинаковое устройство, но их функции и содержание принципиально различаются. Остановимся на этих моментах более подробно.
Информация
Печать содержит официальное название и статус организации (ИП, ООО и т. д), местоположение (адрес), ИНН, ОГРН, логотип. Если она принадлежит органу власти или государственному учреждению, то на ней может располагаться гербовое изображение (в соответствии с ГОСТом Р 51511-2001). Основное назначение печати – удостоверение подлинности документа, конкретной подписи, полномочий лица, предъявляющего или подписавшего бумагу.
Штамп, как правило, содержит информацию, которую приходится часто воспроизводить:
- банковские реквизиты;
- адрес;
- назначение документа («В бухгалтерию», «На склад», «На подпись»);
- статус документа («Согласовано», «Погашено», «Оплачено», «Копия верна»);
- ограничение доступа («Совершенно секретно»);
- факсимиле (оттиск подписи);
- экслибрис (указание принадлежности);
- проставление даты, входящего/исходящего номера и т. д.
Одним словом, штамп механически проставляет на бумаге информацию, которая повторяется изо дня в день. Это значительно ускоряет процесс правильного оформления документов.
Есть еще одно важное различие. Информация печати всегда достаточна и не требует никаких дополнений. Штамп часто предполагает внесение каких-либо сведений от руки, для этого сделаны свободные поля между знаками. Туда обычно вписывают фамилию, адрес, должность, порядковый номер или дату, назначение.
Место расположения оттиска
По правилам делопроизводства, печать ставят в нижней части документа поверх подписи сотрудника или руководителя. Штампы обычно располагают в верхнем правом или левом углу бумаги.
Область применения
Печать используется на исходящей и внутренней документации. Она обязательно должна присутствовать на каждом официальном бланке и документе. Штампы предназначены только для внутреннего делопроизводства.
Форма и размер клише
Традиционно печати имеют круглую форму. Это гербовая, основная и дополнительная печать организации (ИП, ООО и пр.), индивидуальные печати врача и адвоката. Сравнительно реже используются прямоугольные и треугольные печати, главным образом, они имеют специальное назначение, например, «Для справок». Согласно стандарту, максимальный размер печати – до 50,1 мм в диаметре.
Строгих требований к форме и размеру штампов нет. Они могут быть круглыми, овальными, треугольными, прямоугольными (в основном те, которые заменяют фирменный бланк и содержат адрес и реквизиты предприятия, «шапку» документа).
Чем печать отличается от штампа юридически?
Печать организации или гербовая печать придают документам юридическую силу. По законодательству, ООО и ИП вправе не использовать печать в делопроизводстве. Тем не менее, во многих документах (бланки строгой отчетности, трудовые книжки, отчеты для Фонда социального страхования, Пенсионного фонда, договоры, счета-фактуры и др.) наличие оттиска основной печати организации является обязательным.
Штампы не имеют никакой юридической силы и используются в основном для удобства сотрудников и стандартизации документов. Их применение необязательно, и это вопрос решается по усмотрению руководства.
Еще одно отличие штампа от печати организации в том, что использование печати должно быть прописано в Уставе, а на штампы это требование не распространяется.
Подведем итоги
Отвечая на вопрос, в чем разница между печатью и штампом, можно с уверенностью сказать, что:
- печать – это «лицо» организации, индивидуального предпринимателя, органа власти, учреждения, она придает документам юридическую силу, подтверждает их подлинность и защищает от подделки, является атрибутом, официально закрепленным в Уставе и/или в законодательстве, имеет утвержденную форму и содержит конкретную информацию. Количество печатей ограничено;
- штамп – важный инструмент делопроизводства, который позволяет оптимизировать документооборот, используется по желанию сотрудников, имеет произвольную форму и содержание, не требует документального закрепления. Штампов в организации может быть сколько угодно. Они не имеют юридической силы.
Особое положение занимает факсимиле. Фактически это штамп, но в ряде случаев оно имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная чернильная подпись. Этот момент регулируется специальными соглашениями о возможности использования факсимильной подписи, однако в суде его могут не признать. Поэтому этот штамп следует использовать с осторожностью. Ни в коем случае не ставьте его на бухгалтерские и налоговые документы.
По материалам Graver.ru.
